гороскоп

Как закончить официальное письмо

С написанием официальных писем сталкивается большинство офисных работников, сотрудников государственных служб. Не все знают, как закончить официальное письмо, чтобы соблюсти правила изложения и правила хорошего тона. Разобраться с этим вопросом поможет следующая инструкция.

Как закончить официальное письмо

1.

Обычно письма заканчиваются простым прощанием, указанием даты отправки и подписью, но к официальным письмам предъявляются и особые требования. Прежде, чем подойти к концовке, внимательно прочтите первые части письма. Необходимо проверить текст на наличие ошибок (грамматических, речевых и пр.). Следует проследить, чтобы изложение идеи, предложения, просьбы или прочего было логичным, имело свою структуру, было читателю понятным. Шрифт официального письма должен быть хорошо читаемым, важные моменты могут быть выделены более жирным шрифтом или курсивом.

2.

Официальное письмо компании должно быть составлено на ее бланке, в нем должны быть указаны наименование организации, реквизиты, адрес для получения ответа. Письмо должно быть выполнено в фирменном стиле компании.

3.

Если письмо вас устраивает и соответствует нормам, предъявляемым к официальным письмам, следует приступать к завершению. С чего начать при решении вопроса, как закончить официальное письмо? Начните с написания краткого изложения основной идеи письма, составьте резюме, которое не должно занимать более двух-трех абзацев. Здесь следует отразить главное, на что должен ответить получатель, то, на что должно быть направлено его основное внимание. Также, если официальное письмо содержит резюмирующую часть, получателю легче будет подготовить свой ответ.

4.

После такого дополнения рекомендуется отдать на прочтение письмо коллеге или руководителю, чтобы избежать тех ошибок, на которые вы могли не обратить внимания. Если ошибки не выявлены или выявлены и исправлены, переходите к последнему шагу.

5.

В конце письма, как того требует деловая этика, следует написать оборот, который подчеркнет деловое или уважительное отношение к получателю. Это могут быть фразы вроде «с уважением», «надеюсь на плодотворное сотрудничество» и пр. далее следует поставить подпись с расшифровкой, указать свою должность, дату отправки официального письма. Затем его следует отправить удобным для вас и получателя способом, это может быть почтовое отправление или использование электронной почты.

© Автор: Бабенчук Лариса