astro7
гороскоп

Как закончить деловое письмо

Общение между людьми подразумевает не только личные беседы, но и часто переписку. Офисным работникам рано или поздно приходится сталкиваться с необходимостью написания и отправки деловых писем, отсюда возникает вопрос, как закончить деловое письмо, ведь окончание не менее важно, чем вводная или основная часть сообщения. Разберем по шагам, как закончить деловое письмо, что для этого потребуется.

Как закончить деловое письмо

1.

Во-первых, вам необходимо иметь конверт, если письмо отправляется простой корреспонденцией, точный адрес получателя, копии документов, если такие необходимо отправить на ознакомление. Если письмо будет отправлено электронной почтой, необходимо отсканировать документы.

2.

Прежде чем завершить письмо, внимательно прочитайте его еще раз. Проверьте его на грамматические и прочие ошибки, логику изложения. Письмо должно быть лаконичным, иметь четкую структуру и доступную форму изложения. Текст письма должен хорошо читаться, шрифт не должен быть слишком мелким. Если основная часть письма вас устроила, то отведите пару абзацев краткому изложению главной идеи письма, резюмируйте. Это акцентирует внимание получателя на главных моментах письма, поможет ему в подготовке ответа. В резюмирующей части должны быть изложены основные предложения, вопросы или просьбы.

3.

Если деловое письмо содержит копии документов, следует в конце перечислить их в разделе «Приложения». Перечень должен быть составлен в хронологической последовательности или в последовательности по важности, а приложенные документы соответствовать списку.

4.

Можно дать прочитать письмо коллеге или непосредственно руководителю. Взгляд со стороны всегда помогает выявлять ляпы, неточности, которые вы могли просто не заметить.

5.

Закончите свое письмо фразами, принятыми в деловом обороте, подчеркивающими уважительное отношение. Это могут быть обороты «надеюсь на длительное сотрудничество», «с уважением», «искренне ваш» и т.п. После этого следует указать дату написания письма, поставить подпись.

6.

Желательно в письме указать ваш номер телефона или электронный адрес, чтобы адресат мог оперативно ответить на ваши вопросы или предложения.

7.

Если письмо отправляется почтой, следует воспользоваться заказной отправкой, чтобы вам на руки пришло уведомление, и вы могли убедиться, что адресат точно получил ваше деловое послание.

© Автор: Бабенчук Лариса