гороскоп

Как составить служебное письмо

На предприятиях 80% общего документооборота занимаю различные служебные письма, которые бывают входящими, исходящими, информационными и так далее.

Как составить служебное письмо

При составлении служебного письма Вам понадобятся:

· - документы предприятия.

· - печать компании.

· - данные адресата.

· - прилагаемые документы.

· - законодательство России.

· - ручка.

· - формат А4.

Теперь в деталях, как составить служебное письмо

В левом верхнем углу письмо должно содержать штамп компании. Если в активе компании такого штампа нет, необходимо вписать полное наименование предприятия в соответствии с учредительными или иными документами(в случае если предприятие государственное или муниципальное), или ФИО физического лица, как это указано в паспорте или другом документе удостоверяющем личность( организационно правовая форма компании – индивидуальный предприниматель). Далее указывается юридический адрес организации: почтовый индекс, населенный пункт, улица, номер строения или домашний адрес физического лица, кроме того надо указать контактные телефоны и номер факса (если такой есть в наличии).

В правом верхнем углу письма, указываются реквизиты получателя. Здесь необходимо указать: название занимаемой должности директора компании, ФИО в дательном падеже, адрес предприятия или домашний адрес физического лица.

Содержание письма. В нем надо указать суть сообщения о мероприятии, новых видах продукции, новых услугах или любую другую информацию которую Вы хотели бы донести до адресата. Обязательно укажите: дату мероприятия, список товаров и услуг, а также все остальные данные, которые имеют отношение к теме письма. Обязательно надо сделать ссылку на распорядительный документ компании или предприятия. Это делается в случаях, когда получателя письма надо проинформировать о мероприятиях которые будут проводиться в данной компании: продажа акций, доли одного из участников или что-нибудь другое. Как правило, первая часть письма состоит из причин побудивших составить документ, вторая часть состоит из выводов и предложений. Если Вы решили к информационному письму приложить прайс, обязательно укажите на это в названии документа.

В письме надо указать: название должности сотрудника который составил письмо, его ФИО, кроме того письмо необходимо заверить печатью предприятия. Право подписи письма имеет работник от имени, которого составлено письмо. Как правило – это первый руководитель компании или начальник структурного подразделения.

© Автор: Шабина Ирина

РЕКОМЕНДУЕМ