гороскоп

Как составить письмо о сотрудничестве?

Составление письма о сотрудничестве является чуть ли ни самым сложным из видов письма. Дело обстоит в том, что в тексте должен быть механизм убеждения и воздействия на будущего партнера. Четко изложенные основные выгоды данного сотрудничества для сторон в таком виде, чтобы у партнера образовался конкретный интерес к сотрудничеству – главная задача. Таким образом, подошли к вопросу, как составить письмо о сотрудничестве, если оно сугубо индивидуально и требует детальной проработки?

Как составить письмо о сотрудничестве:

1.

Одной из распространенных ошибок является рассылка писем со своими предложениями адресатам, не имея конкретного представления о них. Еще хуже, если подобная рассылка принимает вид спама.

Первым делом необходимо знать подробности о потенциальном партнере, кому собираетесь направить письмо. И только после этого начинайте составлять в его адрес письмо. Получателю всегда приятнее видеть, что обращаются лично к нему, а не к безликому коммерческому отделу. Обращение к человеку подчеркивает ваше уважение, вызывает положительные эмоции и соответственно — положительное расположение к источнику, то есть к вам.

Если вы не можете узнать имя адресата, то запомните: слова «господин», «госпожа», «уважаемый», «начальник отдела», «заместитель директора» и им подобные нужно писать полностью. В ином случае получатель вполне справедливо заметит, что вы не очень-то его и уважаете на самом деле.

2.

Деловое письмо содержит заголовок, в понятной и краткой форме раскрывающий содержимое текста. Подобная аннотация значительно упрощает обработку и сортировку писем для получателя. В любую достаточно серьезную организацию каждодневно приходит масса разнообразных писем. Из-за чего велика вероятность, что ваше предложение попросту не удостоится вниманием, даже если оно содержит очень привлекательные предложения. Ведь проверяют их живые люди. А если ваше письмо окажется в районе пятого десятка рассматриваемых? Когда менеджеры уже не настолько вчитываются в содержание писем, пытаясь быстрее избавиться от нудной работы. Следовательно, в первую очередь нужно, чтобы письмо выделили из подобных.

Подобная аннотация окажется очень кстати и в том случае, когда письмо, направленное потенциальному партнеру, не сразу его заинтересует. Представьте, проходит время, и директор обращается к секретарю: «Помните, мы получали предложение в сентябре? Нет, вроде, это было в июле. Не помню, кто присылал. В общем, оно мне нужно». Тогда информация в вашем заголовке может упростить поиск.

3.

Хорошие впечатления произведет деловое письмо, где после приветствия будет содержаться некое вступление-комплимент.

4.

Отрицательное впечатление несут письма с «водянистым» содержанием. Письма, подобного стиля, оцениваются как не убедительные, менее компетентные, чем те, в которых текст написан «тверже». Поэтому необходимо всячески избегать использования общих фраз, излишних прилагательных и слов-паразитов.

5.

Источником улучшения предложений, просто описывающих вашу деятельность, в предложения, создающие впечатление о ваших конкретных достижениях, становится правильное использование глаголов. Есть глаголы, как - создали, разработали, увеличили, сделали, выполнили и т.п. Использование которых вызывает представление о реальных результатах, или глаголы совершенного вида. Использование других глаголов и словосочетаний с ними создает впечатление более неопределенного отношения к результатам деятельности. Глаголы, как выполняем, работаем, участвуем, производим, представляют скорее выполняемые функции, чем достигнутые результаты. Это глаголы несовершенного вида. Правильное использование глаголов создаст нужное представление вашей деятельности и конкретных успехов, а значит и произведет необходимое впечатление.

6.

Использование фирменного бланка необходимо для каждого делового письма. Это подчеркнет вашу солидность, а значит и возможность иметь с вами дело.

© Автор: Могилева Ольга

РЕКОМЕНДУЕМ