гороскоп
Психология - статьи, советы » Психология карьеры » Как составить деловое письмо: структура деловых писем

Как составить деловое письмо: структура деловых писем

Сложность заключается исключительно в том, что такого рода письма имеют под собой правовую значимость, а значит, они должны удовлетворять особым требованиям, которые являются общепринятыми в зависимости от сферы действия.

Как составить деловое письмо по любому поводу:

1.

Текст должен быть строго ориентирован на ситуацию, никаких множественных толкований. Язык должен быть строгим и четко формулирующим определенные цели и задачи со всеми вытекающими. Текст обязательно должен отличаться своей лаконичностью, точностью изложения, должен быть понятным адресату.

2.

Обязательное условие такого письма, учитывая его статус, – это грамотность.

3.

Официальность – общепринятая черта такого письма. Здесь вы имеете возможность. Да и должны соблюдать все подходящие вашей сфере клише, разнообразные штампы, стандарты, в общем, все то, что характерно определенной сфере деятельности.

4.

Тон письма должен быть строго нейтрален.

5.

В письме обязательное внимание уделяется исполнителя. Зафиксируйте инициалы.

6.

Деловое письмо, как правило, направлено конкретно на один вопрос и не более, хотя исключения из подобного рода правил всегда есть.

7.

Если вы заводите речь о каком-то конкретном предмете и у вас накопились доводы по этому вопросу, тогда следует разделить их на аспекты, предав письму структурную форму изложения. Когда письмо будет разделено на осмысленные абзацы, адресат сможет намного проще воспринять его содержание. Абзацы должны быть замкнуты по смыслу, дабы идея не перетекала из абзаца в абзац, нарушая общий ход мысли.

8.

Обратите свое внимание и на порядок слов, который должен быть ориентирован в соответствии с информационной ролью письма.

9.

Письмо обязательно должно быть заверено вами.

Когда речь заходит о подобного рода письмах, нередко люди ошибочно полагают, что свободная форма здесь приемлема. Нет, это не так, поэтому стоит соблюдать всю строгость в написании содержимого письма, дабы вас восприняли серьезно.

© Автор: Могилева Ольга