гороскоп

Как организовать совещание эффективно

Не секрет, что менеджеры от 25 до 50 процентов рабочего времени тратят на разного рода совещания, и чем выше занимаемая должность, тем важнее становится этот инструмент. Так как организовать совещание, чтобы повысить эффективность и сэкономить время.

Как организовать совещание эффективно

Сформулируйте тему совещания, какова его цель. Закончите предложение: "На этом совещании необходимо". К примеру: разрешить назревший вопрос, обсудить проблему, объявить об уже принятом решении, поделиться информацией, подстегнуть к действию в решении важной задачи, расставить по местам спорные вопросы. . . То позволит задать чёткий курс совещания, а от вас потребуется не дать сойти с него.

Пригласите только тех, кто на самом деле нужен. В этом вам поможет формулировка темы. Составьте список возможных участников. Если вопрос спорный, то необходимо присутствие сторонников различных позиций. Если обсуждается объединение, пригласите и руководителей, и неофициальных лидеров компании, желательно тех, которые занимают позицию, созвучную с вашей.

Распределите роли среди участников. Выберете ведущего, выступающих по темам, секретаря(только не путайте с приёмным секретарём), человека, контролирующего временные рамки частей совещания, и , если вы предполагаете, что предстоит сложная дискуссия вам понадобится человек, способный руководить её процессом. Раздайте роли заранее, чтобы участники могли подготовиться и не берите на себя несколько полномочий, выступайте в роли невидимого кукловода, тогда процесс протечёт более плавно, а присутствующие осознают важность активной позиции и цель, к которой вы стремитесь, будет достигнута коллективно, а её реализация произойдет с большим энтузиазмом.

Обозначьте всем временные рамки совещания: начало и конец, периоды пунктов повестки дня, перерывов; и общие правила во время мероприятия.

Вовремя начатое совещание, да еще и в утреннее время повышает эффективность его, итогов, и ваш авторитет. Если вы задержите время начала, или будете ждать опаздывающих, то в следующий раз ситуация только ухудшится. Хорошим подспорьем к пунктуальности будет копилка для штрафов за каждую минуту опоздания, поставленная в центре.

Сразу разъясните правила принятия решения - большинством, будет ли это компромисс или решением руководства по заслушанным и обсуждённым пунктам, - это позволит меньше повторяться.

После каждого выступления выслушайте вопросы, затем заполните пробелы и уже после соберите мнения.

Донесите важность проблем, и то что от их решения зависит благополучие каждого.

Дайте возможность высказаться всем, особенно тем, кто молчит. Рассматривайте все мнения без давления, чтобы найти места согласия и несогласия.

Подведите итоги обсуждения и точно сформулируйте решения, а уже на основе их составьте планы выполнения и распределите полномочия, чтобы вовремя "пожать всходы". И вы сможете легко ответить на вопрос как организовать совещание.

© Автор: Бабенчук Лариса

РЕКОМЕНДУЕМ