astro7
гороскоп

Как организовать деловое собрание

Очень важным моментом деловых отношений являются собрания. А вот, как организовать собрание, чтобы оно прошло без конфликта - дело не из лёгких.

Как организовать деловое собрание

Чтобы не превратить собрание в фарс и выяснение отношений желательно обсудить на нём только одну задачу, или проблему. Нужно сразу задать тему, и не давать никому откланяться от её решения, включая самого себя. По окончании поздравьте коллектив с найденным совместно решением. Интересна форма собраний типа "мозговой штурм": собрались, обсудили (можно стоя), предложили варианты решений, сделали на основе лучшего проект, распределили план действий иисполнителей, разошлись.

Есть немало книг посвящённых "мозговым штурма", их стоит прочесть.

Например, вы решили организовать собрание. Сперва определите, с какой целью вы его организовываете, для чего? Получение информации? донести до окружающих некую идею, мысль, важное сообщение? Принять совместное решение? И, вообще, так оно уж и необходимо?Если да, то. . .

Назначьте время наиболее удобное для всех его участников. Для этого сперва узнайте об удобном для них времени, а также месте проведения встречи. Важно не забывать, что утром это более эффективно.

Начинать следует вовремя и, например в 10:05, а не в 10:00. И пусть придут не все, пусть кто-то опоздает, но всё равно процент явки будет выше. Не ждите опаздывающих - в следующий раз они, вероятно, постараются прийти вовремя, чтобы не упустить принятие важного решения.

Старайтесь провести собрание быстро. Часто на принятие общего решения хватит и тридцати минут, а на изложение сути проблемы намного меньше.

Заканчивайте тоже вовремя, поскольку если вы обозначите, что собрание продлится 30 минут, и сможете в них уложиться, то пришедшие, проникнутся уважением и доверием, а значит, будут с уверенностью приходить и на следующие мероприятия. Есть интересный ход: сказать всем участникам, что собрание окончится на 20-25 минут позже, чем вы рассчитываете на самом деле. К примеру вы считаете, что собрание продлиться до 11:40, но всем объявите, что оно завершится в 12:00. И когда вы успеете до 11:40, каждый присутствующий почувствует себя довольным - вопросы решены, а освободились раньше. Этот приём даст возможность не вызвать раздражения участников, если всё затянется на 10-15 или те же 20 минут.

Информируйте о повестке дня, приглашайте тех, кто на самом деле необходим, просите поискать варианты решения до самого события и не приглашайте начальство, если это не настолько важно. Каждый должен иметь право высказаться, иначе они не придут в последующем.

Подведите, в конце совещания, итоги и составьте краткий - в одну страницу протокол. Разошлите его не только всем участникам, но и остальным коллегам. Надеюсь вопрос как организовать собрание, перестанет донимать вас. И постарайтесь проводить и посещать только "нужные" совещания, чтобы упростить жизнь себе и окружающим.

© Автор: Бабенчук Лариса