гороскоп

Как организовать архив на предприятии

В процессе производственной деятельности на всех предприятиях создается много документов, которые следует обязательно хранить на протяжении некоторого времени, а иногда даже на протяжении нескольких лет. Именно поэтому становиться актуальным вопрос – как организовать свой архив?

Как организовать архив на предприятии

1.

Первым делом нужно создать все необходимые условия, чтобы хранить документы в архиве. Выбранное вами помещение должно быть защищено от солнечного света, а уровень влажности в помещении не должен превышать допустимого уровня. В архивное помещение должен быть закрыт вход для всех посторонних людей.

2.

Учтите, что согласно к существующим требованиям к архивным помещениям, его нельзя размещать в деревянных постройках, здании с сырым основанием, ветхом помещении. При этом помещение для хранения документов должно быть обязательно изолированным от других помещений, которые находятся в этом здании. Также не допускается размещать архив в помещениях с общественным питанием, в организациях, которые хранят пожароопасные или химические вещества, возле пищевых складов.

3.

необходимо расположить архив в специально приспособленном здании или которое было специально построено для ранения архивной документации. Помещение должно быть расположено на расстоянии от других опасных объектов. К таким, относятся стоянки машин, гаражи, бензоколонки. Кроме того вблизи архивного помещения не должно быть объектов, которые загрязняют воздух.

4.

При выборе помещения, в котором вы хотите организовать архив, то для того чтобы архив нормально работал, нужно несколько обособленных помещений: архивохранилище, помещение для документов, помещение для использования документов, которые находятся на хранении, рабочая комната для всех сотрудников архива.

5.

Архивное помещение нужно отделить от производственных, бытовых, архивных помещений. Важно чтобы помещение не имело общих вентиляционных каналов. Кроме того в таком помещении исключена прокладка труб водоснабжения и канализации.

6.

Необходимо составить для организации хранения документов «Положение о хранении документов» и после чего утвердить у руководителя предприятия. Также нужно создать специальную экспертную комиссию, которая время от времени будет проводить экспертизу документов на общее соответствия их сроков хранения. Чтобы правильно организовать архив, следует тщательно изучить вопрос – как организовать архив на предприятии?, так как документация предприятия должна быть в сохранности на протяжении нескольких лет в целости и сохранности.

© Автор: Жданова Елена

РЕКОМЕНДУЕМ