solvena
гороскоп
Психология - статьи, советы » Психология карьеры » Как оформить личное дело сотрудника

Как оформить личное дело сотрудника

Документы, содержащие информацию о человеке, поступающем на предприятие, оформляются в личное дело, которое ведется с момента приема на работу сотрудника до его увольнения. Ведение личных дел позволяет удобно систематизировать сведения о работнике, поэтому практика ведения личных дел широко распространена в организациях всех форм собственности, несмотря на то, что в обязательном порядке их необходимо оформлять только для государственных служащих.

Как оформить личное дело сотрудника

· Личное дело представляет собой набор документов о работнике, оформленный согласно определенным стандартам. Обязательными являются: учетная карточка по форме, принятой в данной организации, документы об образовании (или их копии), заявление о приеме на работу и приказ о приеме сотрудника, подписанный руководителем, трудовой договор. В личное дело вносятся документы о прохождении военной службы, о семейном положении сотрудника (копии свидетельств о рождении детей, о вступлении в брак и.т.д). Также в личное дело входят документы, подтверждающие изменения профессионального статуса сотрудника, а именно: сертификаты о прохождении обучения, документы об изменении квалификационного уровня, должностных перемещениях.

· Информация в личном деле сотрудника – закрыта. Доступ к ней имеет сам сотрудник, его руководитель, а также лица, получившие доступ по распоряжению руководителя. Посторонние люди не имеют права на информацию, собранную в личном деле.

· Для тех, кто не знает, как оформить личное дело работника: оформление происходит в виде отдельной папки - скоросшивателя (пластиковой, либо картонной). На обложке папки указываются имя, отчество, фамилия сотрудника, дата приема на работу. Личное дело хранится в отделе кадров и ведется до увольнения сотрудника с предприятия, после чего оно в обязательном порядке передается в архив.

· В архиве личные дела подготавливаются для хранения. Они нумеруются, и по документам каждого дела составляется внутренняя опись. Затем документы в папке собираются в порядке хронологии, соответственно этому составляется и внутренняя опись. Документы, собранные в папку личного дела запрещается извлекать, перемещать, либо вносить в них изменения. В архиве они хранятся в течение 75 лет. Исключением являются личные дела руководящих лиц и лиц, отмеченных наградами, которые хранятся бессрочно.

© Автор: Павлич Дина