гороскоп
Психология - статьи, советы » Психология карьеры » Как оформить и отправить деловое письмо

Как оформить и отправить деловое письмо

От того, как будет оформлено письмо, а также от его содержания зависит, насколько успешным будет намеченное дело, дальнейшее сотрудничество, исполнение просьбы или ходатайства. Деловое письмо подготавливается и направляется на имя вашего потенциального или реального партнера, инвестора. Этот документ – своего рода верительная грамота, по которой вашему адресату придется судить о том, насколько вы серьезны. Оно станет показателем вашей грамотности, компетентности, способности убедительно и сжато излагать аргументы. Имеется несколько правил, зная которые, вы разберетесь, как оформить деловое письмо.

Как оформить и отправить деловое письмо

1.

Деловое письмо следует писать на стандартном листе А4. Если письмо направлено от имени юридического лица, следует использовать фирменный бланк, в котором указаны наименование, юридический адрес, электронная почта, номера телефонов и факса для связи. Когда адресат получит письмо, он сможет без проблем связаться с вами.

2.

Существует ГОСТ Р 6.30-2003, согласно которому оформляются размеры отступов, ширина полей, да и весь документ в целом. Например, ширина правого поля должна составлять 1,5 см, а левого – 3 см. При написании деловых писем пользуются стандартным шрифтом 12-го размера Times New Roman. Если письмо состоит из нескольких страниц, их следует пронумеровывать. В шапке первой страницы следует проставить исходящий регистрационный номер делового письма и дату его регистрации.

3.

Шапка письма справа должна содержать должность, фамилию, инициалы лица. На имя которого направлено письмо, наименование и адрес организации, которой письмо направлено. В левом углу указывается тема письма.

4.

Начинают деловые письма с обращения, звучащего обычно так: «Уважаемый господин», а далее его имя и отчество. Начинается обращение со стандартной фразы «Обращаем ваше внимание» или «В настоящее время», или «Мы рады сообщить». Местоимения Вы, Вас нужно писать с заглавной буквы. Первый абзац должен содержать суть письма, после чего можно переходить к основной части.

5.

Письмо должно содержать краткие, хорошо читаемые предложения, логические абзацы, только фактический материал.

6.

В последнем абзаце начало должно звучать так «Учитывая вышесказанное» или «Исходя из вышеизложенного», после чего должны следовать просьба или предложение. В конце письма укажите свою фамилию, инициалы, должность.

Разобравшись, как оформить деловое письмо, не забудьте о грамотности его написания.

© Автор: Шабина Ирина