гороскоп

Как оформить архив: советы

Статья 17 Федерального закона 125-Ф3 гласит, что дела сотрудников, уволившихся по той или иной причине, следует передавать в архив.  Перед тем, как сдавать документы, их подшивают, пронумеровывают, производят опись и оформляют обложку.  Это входит в обязанности сотрудника отдела кадров. Итак, как оформить архив правильно?

Вам необходимо иметь: папку, набор документов, опись, карандаш, сдаточную опись.

Как оформить архив: советы

1.

Для того, чтобы передать дело уволившегося работника в архив, следует разложить документы, соблюдая обратный хронологический порядок. Это значит, что во время трудоустройства первый лист личного дела был заявлением о приеме на службу. Когда вы передадите дело в архив, заявление об увольнении будет там первым листом.

  1. При подшивке личного дела сотрудника одновременно составляется опись документов. В состав личного дела, передаваемого в архив, подшиваются все документы, резюме, анкеты, копии дипломов, приказов, которые издавались в тот период, когда этот сотрудник работал. Туда входят приказы о приеме, увольнении, переводах, премировании, изменении зарплаты и т.д., а также справки, копии документов, актов и соглашений, которые имели отношение к его службе.

  2. Для подшивки дела понадобится папка со скоросшивателем, в которой следует справа в верхнем углу  пронумеровать все листы, при помощи простого карандаша. Наверх подшивается опись, папка подписывается, ставится буквенный код, начинающийся с фамилии работника, а на переплете следует крупно написать год, в котором уволился данный работник.

  3. Год увольнения следует учитывать по одному работнику или нескольким, которые уволились в течение этого же года. Личные дела их можно сложить в одну папку и подписать год их увольнения на корешке переплета. Одна папка не должна содержать больше, чем 250 листов. Комплексные дела формируют и по году увольнения, и по алфавитному списку фамилий.

  4. Передавая дела в архив, составляйте сдаточную опись. Первая графа должна содержать порядковые номера, которые присвоены делам, вторая графа – индексы дел по номенклатуре. В третьей графе должны быть заполнены наименования заголовков, в четвертой – даты, в пятой – количество листов, в шестой – сроки хранения, в седьмой – дополнения или примечания.

Эти несколько советов помогут вам понять, как оформить архив правильно. Срок хранения документов – 75 лет с того момента, как они  поступают в архив.

© Автор: Елена Дмитриева

РЕКОМЕНДУЕМ