solvena
гороскоп
Психология - статьи, советы » Психология карьеры » Как написать деловое письмо подтверждение

Как написать деловое письмо подтверждение

Правилами делового этикета принято не оставлять без внимания деловые письма, поступающие от коллег по бизнесу и партнеров. Особую роль в служебной переписке приобрело письмо-подтверждение. Подобным документом закрепляют предварительные договоренности, какие-либо факты получения и передачи важных сведений, участие в тех или иных мероприятиях и т.п. Как написать письмо-подтверждение в стандартном деловом общении

Как написать деловое письмо подтверждение

1.

Подобное письмо обычно оформляется на фирменном бланке организации. В правом верхнем углу листа впишите реквизиты адресата: наименование организации-клиента, должность, фамилию и инициалы человека, которому предназначено письмо-подтверждение, его полный почтовый адрес.

2.

Сформируйте заголовок письма, отражающий его суть. Это способствует его идентификации получателем и систематизации в архиве вашей организации. Краткий заголовок должен быть информативным, для примера: "О полученном договоре поставки ООО "ХХХ", "О подтверждении присутствия на совещании 10.05.2012 г." и т.п. Заголовок расположите слева под данными о вашей организации.

3.

Сделайте отступление от заголовка на 2-3 строки и печатайте обращение к адресату. Применяйте принятые формы официального обращения к деловым партнерам типа: "Уважаемый Сергей Иванович!» либо «Уважаемый г-н Сергеев!».

4.

В основной части письма-подтверждения сообщите краткий факт получении вашей организацией от адресата документов по наименованиям, либо товаров, услуг. Форма должна отличаться лаконичностью и не превышать 1-2 предложений, например: "ООО "ХХХ" подтверждает получение от вас договора поставки от 12.04.2012 № 35 в количестве 2-х экземпляров".

5.

Завершите свой запрос: как написать письмо-подтверждение, фразой, отражающей благодарность с надеждой на долгосрочное сотрудничество. Если есть необходимость, вы можете в конце письма запросить от адресата дополнительную информацию либо материалы: "Подтверждаем наше участие в совещании по проблемам экономики 23.05.2012 г. Просим направить анкету участника по нашему адресу".

6.

После чего распечатайте письмо в двух экземплярах и проставьте подпись у руководителя организации. Один экземпляр вами направляется адресату по почте, а второй – поместите в собственном архиве компании для хранения. Если возможно подтверждение по электронной почте, срок пересылки письма значительно сократится.

© Автор: Давыдченко Анна