гороскоп

Как делать рабочие отчеты

Отчеты необходимы при совершении самых различных видов деятельности. Как делать отчеты о командировке, о проведенной работе, о расходовании средств и многие другие вопросы терзают сотрудников большинства организаций. Для решения этих вопросов необходимо ознакомится с общими правилами того, как делать отчеты.

Как делать рабочие отчеты

1.

Отчеты бывают разных видов и типов. Их можно подразделить на три группы: универсальные, специальные и регламентированные. К ним могут предъявляться специфические требования, но структура их очень похожа. В первую очередь, необходимо решить, насколько составляемый отчет уникален. Возможно, такие отчеты уже приходилось делать знакомому, коллеге, тогда можно воспользоваться их помощью, узнать сетку отчета или получить бланк, чтобы не упустить важные детали. Типовые бланки и формы, несомненно, облегчат работу.

2.

Необходимо также разобраться, для кого составляется отчет, будет ли это сторонний читатель, руководитель, узкий специалист. Следует представить, каким бы вы хотели видеть отчет, если бы оказались на месте его читателя. Составьте список вопросов, на которые должен ответить данный отчет, что хочет узнать его заказчик.

3.

Разработайте структуру отчета, составьте план заполнения. Если сетка отчета будет выстроена логично, то ее заполнение информацией не займет много времени. Четкость изложения, конкретика и достоверность – основные требования к любым видам отчетов.

4.

Последний шаг – наполнение информацией, данными. Для наглядности можно использовать графики, схемы. Таблицы делают данными более понятными, легче воспринимаемыми. Отчет должен быть понятным, но не слишком «сухим». Структура должна быть однородной, текст хорошо восприниматься. Объемы отчета зависят от количества требуемой для изложения информации.

Полезные советы по теме как делать отчеты.

Отстраняйтесь от написания отчета, анализируйте уже написанную информацию. Необходимо следить, чтобы тема была раскрыта, изложение было логичным. Для этого необходимо делать перерывы, смотреть на отчет со стороны, глазами читателя.

Отчет должен быть выполнен в той форме, которую запросил заказчик. Если в техническом задании сказано, что отчет необходимо представить в бумажном варианте, не стоит его сдавать в электронном виде, следует его распечатать. В случае отсутствия такой возможности, заказчика следует уведомить об этом заранее.

© Автор: Бабенчук Лариса